В конце 2015 года активно обсуждалась тема отмены суточных. Министерство финансов выступило с инициативой отменить суточные в 2016 году для командированных сотрудников компаний. Изменения планируется внести в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Согласно планируемым изменениям при командировках в 2016 году суточные должны будут выдаваться только при командировании сотрудника за пределы России, т. е. заграничные командировки. Наряду с этим суточные для заграничных поездок сохранятся в прежнем размере – от 39 до 64 долларов. В проекте отмечается, что командированным за пределы Российской Федерации работникам компании должны быть возмещены затраты на проезд, наем жилья и прочие расходы, связанные с проживанием вне собственного дома. При этом в действующем постановлении № 749 п. «а» ст. 17, регулирующий выплаты суточных, теряет свою силу.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размеры суточных, освобождаемые от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 НК РФ , поскольку в соответствии со ст. 168 ТК РФ определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации, если иное не предусмотрено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

В пояснительной записке к проекту постановления указано, что взамен выплаты суточных при служебных командировках в пределах территории Российской Федерации предлагается возмещать работнику иные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (при условии, что возможность возмещения данных расходов установлена коллективным договором или локальным нормативным актом, а также при представлении командированными лицами оправдательных документов, подтверждающих расходование данных денежных средств, сформированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете), а именно:

1. Расходы на проезд общественным транспортом.

2. Расходы на питание (завтрак) работника как в месте временного проживания, в которое работник командирован, так и при проезде к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.

3. Расходы, связанные с обеспечением бытовых нужд.

4. Расходы по обеспечению санитарно-гигиенических нужд работника при проезде к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.

5. Иные аналогичные расходы, связанные с нахождением работника в служебной командировке.

На сегодняшний день при направлении сотрудника в командировку ему выдается денежный аванс и при этом направления использования суточных законодательно не закреплены, соответственно, их выдача осуществляется на бездокументарной основе, а работник после командировки по ним не отчитывается.

В итоге получается, что работникам, в случае принятия изменений, нужно будет приносить в бухгалтерию документы, подтверждающие такие дополнительные командировочные расходы, и сдавать в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом, т. е. при командировках внутри страны возмещению будут подлежать только документально подтвержденные расходы командированного работника.

Однако повторимся, что предложенный законопроект до сих пор не принят, но с рассмотрения снят не был, следовательно, все может измениться в любой момент.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Суммы суточных, выплаченные работнику сверх размеров, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ (700 руб. – при командировке на территории РФ и 2500 руб. – при командировке за пределы РФ), являются объектом обложения НДФЛ. Если суточные выплачены в иностранной валюте, в 2016 году эти суммы нужно будет перевести в рубли по курсу ЦБ РФ на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Что касается размеров суточных, отметим следующее: организация и предприниматель могут установить любой размер суточных при командировке в 2016 году – как по России, так и за рубежом. Командировочные расходы на суточные в 2016 году не ограничены, то есть нормирование суточных при командировках в 2016 году не применяется (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому размер суточных при командировке в 2016 году организация и предприниматель могут устанавливать по своему усмотрению – и 700 рублей, и 2700 рублей – предела нет, но для этого размер суточных необходимо утвердить в локальных актах.

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» при оплате расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации суточные не подлежат обложению страховыми взносами. Заметим, что никаких ограничений и условий в отношении суточных эта норма не содержит. При этом, по мнению Минздравсоцразвития России, суточные не облагаются страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (письмо от 06.08.2010 № 2538-19).

Согласно п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» при оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации суточные не подлежат обложению страховыми взносами.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

С 01 января 2016 года налоговые агенты по НДФЛ обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год (п. 2 ст. 230 НК РФ). Отчитываться надо по форме 6-НДФЛ «Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом», утвержденной приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ , не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 01 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Пример.

В организации установлены суточные в размере 900 руб. Работник направлен в командировку на 5 дней. Ему выплачено 4500 руб. (5 х 900). Вся эта сумма (4500 руб.) идет в расходы при УСН. Однако 200 руб. облагается НДФЛ по ставке 13%. При этом взносы на сумму 900 руб. не начисляются.

Вся сумма в размере 4500 руб. не облагается страховыми взносами.

В целях исчисления НДФЛ в состав налогооблагаемого дохода работника должна быть включена сумма суточных, превышающая нормативы, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ:

4500 руб. – 700 руб. х 5 дн. = 1000 руб.

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составит:

1000 х 13% = 130 руб.

Документы по оформлению командировки в 2016 году

Документальное оформление командировок значительно упростили еще в 2015 году после вступления в силу ряда изменений в постановление № 749 . Изменения привели к тому, что командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе в командировке более не упоминаются в тексте нормативного правового акта. Отметим, что применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет в 2016 году не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ). А вот приказ о направлении в командировку, в котором придется отражать цель поездки, остается обязательным для оформления.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Каких-либо особенностей оформления однодневных командировок действующим законодательством не установлено.

Подводя итоги, можно сказать, что новые правила оформления командировок предполагают более упрощенный документооборот. Теперь для направления сотрудника в командировку достаточно издать приказ. В приказе на командировку в 2016 году надо отразить:

  • наименование организации;
  • наименование документа и дату его составления;
  • Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение;
  • место назначения (страна, город, организация);
  • срок командировки (количество календарных дней);
  • даты начала и окончания поездки;
  • цель командировки;
  • организацию, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации.

Зная, какие документы используются при оформлении командировки в 2016 году, работодатель может избежать лишней бумажной волокиты. Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы выдает бухгалтерия, по возвращении сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы, на основании которых осуществляется окончательный расчет.

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах оформляются в соответствии с действующим законодательством. Какие документы необходимо оформить, отправляя сотрудника в командировку? Каков размер суточных? Что делать, если суточные выплачены сверх установленного лимита? Со всеми нюансами документального оформления и правилами оплаты положенных работнику компенсаций при отправке в командировку знакомьтесь в нашей статье.

Оформление приказов на командировку в 2018-2019 годах

Направление работников в командировку по служебной необходимости регламентируется положением, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В п. 7 этого положения сказано, что письменное распоряжение работодателя является основанием для направления сотрудника в командировку. Конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение.

ВНИМАНИЕ! Для оформления приказа о направлению в командировку можно воспользоваться унифицированными формами № Т-9 (для отправки в командировку 1 человека), № Т-9а (для отправки в командировку сразу нескольких человек). Кроме того, каждое предприятие может самостоятельно разработать форму такого приказа, дополнив ее необходимыми сведениями.

В приказе по отправке в командировку следует указывать следующие данные:

  • полное наименование предприятия;
  • номер документа, дату составления;
  • персональные данные работника, занимаемую должность;
  • место выполнения служебного задания в командировке;
  • срок направления в командировку (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
  • цель пребывания в командировке;
  • отметку об использовании транспорта в командировке (личный, служебный, общественный и др.);
  • учреждение, которое возместит работнику расходы при отправке его в командировку.

Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.

Подробнее о применении дисциплинарных взысканий см. в материале «Дисциплинарная ответственность работника и ее виды» .

ВНИМАНИЕ! Срок хранения приказов, связанных с направлением сотрудников в командировку, составляет 75 лет. Это правило утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?» .

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления № 749, возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:

  • на проезд в командировку в обе стороны;
  • на аренду жилья в командировке;
  • суточные;
  • другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.

Размер командировочных расходов в 2018-2019 годах (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ и страхвзносами:

  • 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
  • 2 500 рублей при отправке в командировку за рубеж.

Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах облагается НДФЛ и взносами.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.

ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.

К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.

ВНИМАНИЕ! С 21.10.2015 правила оказания гостиничных услуг при направлении в командировку изменились: теперь с каждым временным жильцом заключается договор при предоставлении им паспорта. Данные изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. В случае аренды квартиры у физического лица составление договора остается обязательным условием, а вот документы, подтверждающие оплату услуг в командировках, будут разными: гостиница оформит квитанцию на бланке строгой отчетности, а от арендодателя — физического лица берется расписка о получении денежных средств в счет оплаты жилого помещения.

Довольно часто возникает вопрос, касающийся электронных проездных документов: можно ли подтвердить командировочные расходы — суточные в 2018-2019 годах с их помощью? На этот вопрос исчерпывающий ответ дается в постановлении Минтранса России от 21.08.2012 № 322: в п. 2 сказано, что контрольный купон электронного проездного документа, выдаваемый каждому пассажиру, является подтверждением покупки проездного билета, что важно для отправленного в командировку сотрудника.

В случае использования для проезда авиатранспорта обосновать размер командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах можно с помощью:

  • маршрутной квитанции электронного билета;
  • багажной квитанции;
  • посадочного талона.

При утрате посадочного талона можно получить у авиаперевозчика справку, подтверждающую факт перелета — она станет подтверждением покупки билета на самолет при направлении в командировку авиасообщением, о чем говорится в письмах Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.

При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом. Тут есть 2 варианта развития событий:

  1. Расходы сотрудника не превысили сумму выданного аванса — в этом случае работник возвращает неиспользованные подотчетные средства.
  2. Сотрудник, направленный в командировку, потратил денежных средств больше, чем ему выдали, — тогда предприятие возмещает работнику потраченное из его собственных средств.

Подробнее об оформлении авансового отчета см. в материале «Авансовый отчет по командировке» .

Как оформить сотруднику командировку?

Порядок направления работника в служебную командировку упрощен с 08.01.2015. До этой даты работодатель должен был оформлять сразу несколько документов при отправке в командировку: служебное задание, приказ и командировочное удостоверение. Однако вступление в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 01.01.2016 значительно уменьшило документооборот, касающийся командировок.

Какие же основные изменения произошли при отправке сотрудников в командировки?

  • Отменено сразу 3 документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке (работодатель не обязан требовать от работника составления отчета о выполнении служебного задания). Стоит отметить, что многие организации закрепили указанные документы, связанные с отправкой в командировку , в учетной политике и продолжают их использование, что законом не воспрещается.

Подробнее о составлении служебного задания см. в материале «Служебное задание на командировку — образец» .

  • Отменено ведение журналов учета командированных работников согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Ранее работодатель вел 2 журнала, в одном делая записи о выбывающих работниках, а в другом — о прибывающих. Теперь вести данные регистры необязательно, но по желанию учреждения можно, закрепив этот аспект в учетной политике организации.
  • Постановление № 771 внесло коррективы и в механизм подтверждения фактического срока командировки, который описан выше, а именно использование в этих целях проездных билетов, служебного или личного транспорта либо договора аренды гостиничного номера или отдельной квартиры, а также составление служебной записки с отметками о прибытии и убытии из командировки сотрудника.

Таким образом, основным документом для направления в командировку остается приказ, о котором упоминалось ранее, а по возращении обязательно составляются авансовый отчет и служебная записка с подтверждающими траты в командировках документами. Действительно, документооборот при направлении сотрудников в командировку значительно сократился, это упростило работу кадровиков, однако при этом усложнив ее бухгалтерам, поскольку требования закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ остались прежними в части документального подтверждения расходов по приезду из командировки.

Итоги

Стандарты оформления документации, связанной с отправкой работников в командировки, с 2016 года стали более лояльными и уменьшили объем бумажной работы у кадровой службы предприятия. Однако расходы компании — это не только денежные затраты, но и статья, уменьшающая налоговую базу для исчисления налога на прибыль, находящегося под пристальным вниманием ФНС. Именно поэтому работодатель борется за каждую копейку, иногда становясь консерватором: например, используя прежние правила оформления документов, связанных с направлением в командировку. Главным условием для этого является закрепление всех спорных моментов во внутреннем нормативном документе — учетной политике предприятия. Так доказать свою правоту по расходам в командировках налоговой будет в разы проще.

Менеджеры часто ездят в командировки, поэтому вопрос о командировочных расходах для коммерческого отдела актуален всегда. Все, что нужно знать о командировочных расходах, а также какие изменения в этом вопросе ожидаются в 2016 году – подробно в нашей статье.

В этой статье вы прочитаете:

  • Какие изменения командировочные расходы претерпят в 2016-м году
  • Как рассчитать суточные командировочные расходы
  • Как производится оплата командировочных расходов
  • Как устанавливается сумма командировочных расходов
  • Какими документами командировочные расходы регламентируются

Командировочные расходы: изменения в 2016 году

По инициативе Министерства финансов РФ, предлагается лишить рядовых сотрудников суточных денежных средств по командировочным расходам. Ведомство предлагает такие изменения командировочных расходов с начала 2016-го года.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Эксперты единогласно утверждают, что подобные изменения командировочных расходов приведут только к негативу. Ведь сотрудники не будут ездить в командировки, начнут отказываться. Это приведет к негативным последствиям для репутации компаний.

Но представители Министерства утверждают – благодаря этому решению удастся повысить общую прибыль организаций, с которых производится уплата налогов в федеральный бюджет, что благоприятно скажется на экономике страны.

Стоит учитывать, что изменения командировочных расходов, по инициативе Минфина, предполагают отмену данных выплат лишь для поездок внутри страны, а суточные при заграничных командировках сохранятся.

Что входит в командировочные расходы

Чтобы лучше понимать ситуацию, следует разобраться – чем является командировка по служебной необходимости. Этот термин, в соответствии с ТК РФ, предполагает определенный выезд работника за пределы места проживания – для решения служебных задач.

В соответствии с положениями законодательства, суточные командировочные расходы в 2016-м году будут включать:

– затраты на проезд к месту командировки, покупка билетов в обратную сторону;

– расходы на аренду жилья на месте командировки;

– выплата суточных – карманных денег работнику, которые ему нужны для различных нужд, в том числе для оплаты услуг связи;

– оформление разных документов.

Командировочные оплачиваются лишь для компенсации целевых издержек, а также должны подтверждаться соответствующими документами – включая чеки, специальные документы и пр.

Размер суточных командировочных расходов в каждой организации определяется согласно своим нормам – с учетом принятых норм на предприятии, значимости командировки, статуса сотрудника и множества прочих критериев.

Какая сумма командировочных расходов установлена на 2015 год

В российской практике установлен максимальный размер суточных командировочных в 2015-м году на уровне 700 рублей. Однако актуальным данное правило следует считать лишь для государственных компаний, выплачивающих для сотрудников командировочные из бюджетных средств. У частных организаций обычно есть право самостоятельно определять размер командировочных, которые оказываются выше установленных законом для муниципальных.

Для заграничных командировочных расходов сумма в сутки не должна быть более 2,5 тысяч рублей. Однако это также регламентируется лишь для государственных предприятий. У частных компаний есть право самостоятельно выбирать нужную сумму.

Но при определении собственных суточных сумм нужно учесть – если суммы будут выше установленных законом, потребуется уплата налога 13% на деньги свыше указанной суммы.

Законодательство не ограничивает минимальный размер командировочных расходов в 2016-м году. Но всё же бухгалтеры должны учитывать определенные ориентиры, основой сегодня становятся средние показатели следующего характера:

– суточные при командировках внутри своего региона равны 200-300 рублей;

– в другие регионы страны – 500 рублей;

– поездка заграницу по минимуму для предприятия обойдется в 1 тыс. рублей;

Как и ранее, для нормы возмещения командировочных расходов 2016-го года необходимо корректно оформить соответствующие документы. Без этого не удастся получить все полагающиеся средства.

Какие документы требовать для отчета за командировочные расходы

Руководителю сначала нужно опубликовать приказ, с прописыванием и обоснованием в нем необходимости командировочной поездки для сотрудника. Затем будет определен размер причитающихся суточных, прочих расходов, которые могут возникнуть в рамках поездки. Далее сотруднику будет выдано специальное командировочное удостоверение – с его помощью работник сможет документально подтвердить свое нахождение на работе. По завершении командировки сотрудник должен предоставить пакет документов:

– чеки на покупки;

– документы, которые удостоверяют расходы определенного характера, указанные в отчете.

Однако бухгалтерии необходимо понимание, что в гостинице с 3-разовым питанием могут не оплачиваться излишества сверх нормы – ведь ему и так предоставлены деньги на еду.

Если говорить о суточных командировочных расходах 2016 для зарубежных поездок, то здесь существуют некоторые отличия. К примеру, для возмещения затрат на аренду жилья необходимо предоставление загранпаспорта с отметкой о пересечении границы дважды.

  • Директор по производству: обязанности и требования к должности

Как рассчитать командировочные расходы

Установлен порядок расчета законодательством, производится таким образом:

  • определение суммы, начисляемой сотруднику как зарплату за последний год до поездки в командировку;
  • вычет из рассчитанной суммы разных выплат, не входящих в основной размер зарплаты – отпускные, больничные и пр;
  • корректировка сумм, которые сотрудник получил в виде разных премий;
  • вычисление числа дней, отработанных сотрудником по факту – вычитая из всего числа рабочего времени часов отсутствия по разным причинам;
  • полученная в итоге сумма заработка делится на число дней, в течение которых сотрудник был на рабочем месте. Исходя из этой цифры получается результат, начисляющийся работнику как командировочные выплаты.

Оплата командировочных расходов, облагаемых НДС

Оплата транспортных расходов. Затраты на проезд к месту командировки и в обратном направлении, к месту постоянной работы, возмещаются в размере стоимости проезда транспортом общего назначения (за исключением такси), в том числе уплату страховых платежей, по государственному обязательному страхованию, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов, также за использование постельных принадлежностей.

Возмещение расходов по найму жилого помещения. Оплата расходов по найму жилого помещения в полном размере производится сотруднику согласно подтверждающим документам. Не включаются размеры данной оплаты в доходы работника, следовательно, не производится начисление налогов с них. Не происходит начисление с данных сумм ЕСН и страховых взносов в Пенсионный фонд. Можно уменьшить свою налогооблагаемую базу на размер трат по оплате жилья.

Если сотрудник документально не смог подтвердить свои траты на оплату жилья, тогда предполагается возмещение денег по нормативам. Не предполагается обложение «нормативных» выплат в данном случае НДФЛ, не начисляются на них ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд.

Нужно также учесть, что не входят в число затрат по найму жилого помещения расходы за пользование саунами, мини-барами и другие соответствующие траты. Если они не были отдельно выделены в счете.

Суммы за питание и прочие личные услуги, которые включены в счета по найму жилья, подлежат оплате в счет суточных.

Расходы по найму жилья возмещаются в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные командировочные дни, и по этой стране, и в других государствах.

Сотрудник при отправке в страны СНГ может сам выбирать для себя жилье, поскольку законодательно не ограничен выбор отеля, компания не должна производить возмещение расходов, которые связаны с наймом жилья, если цена данных услуг не была отдельно выделена в счете гостиницы.

Возмещение прочих расходов. При выдаче в качестве аванса дорожных и банковских чеков в зарубежной валюте с целью оплаты затрат, которые связаны с заграничным командированием, предполагается возмещение для работника комиссионных, которые удержаны при их обмене за наличную валюту.

У сотрудника есть право возмещения и прочих расходов, которые не включены в доход, облагаемый подоходным налогом, если связаны с выполнением задания работодателя.

Вместо суточных возмещение питания. Некоторые компании не производят выплату для сотрудников в командировке суточных, однако положениями внутреннего положения закрепляют собственную обязанность возмещать расходы по питанию работнику во время служебных поездок в полной сумме. Такую практику обычно используют «западные» компании.

В таких ситуациях, вероятнее всего, налоговики не разрешат учет суммы расходов на возмещение стоимости питания работника в командировке, при налогообложении прибыли. Также они данную сумму расценят как доход, который подлежит уплате НДФЛ.

По налогу на прибыль вряд ли удастся оспорить претензии со стороны налоговиков. Поскольку компания добровольно решила возместить расходы на питание сотрудника в командировке, хотя такая обязанность законодательно не устанавливается.

В случае с НДФЛ предполагается другая ситуация – с направлением сотрудников в командировку по инициативе работодателя. Соответственно, именно он должен нести затраты на питание в кафе-ресторанах в силу выполнения трудовых обязанностей. Поэтому под определение «дохода» по статье 41 НК РФ возмещение расходов на питание не подпадает.

Какие делать проводки по бухучету командировочных расходов

    Командировка по России. Выдача командировочных для сотрудника под отчет из кассы. Аванс, предоставленный сотруднику, отражается проводкой в учете.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные средства, которые выданы сотруднику с целью оплаты командировочных затрат.

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 – перечисление денежных средств на специальный карточный счет.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 – учет суммы аванса, который работнику выдан с целью оплаты командировочных издержек.

У сотрудника после возвращения из командировки есть 3 дня для отчета о потраченных финансовых средствах. Он должен предоставить отчет с пакетом документов, которые подтверждают затраты. Также необходим отчет о выполнении командировочного задания.

Итак, ситуация после отчета будет следующей: или сотрудник останется должен организации, или будет перерасход. В частности, предположим – потрачено сотрудником меньше средств, чем предполагалось до командировки. У него в таком случае будут 3 рабочих дня для возврата остатка – наличными в кассу компании.

Посмотрим теперь, как указанные операции будут отображены в учете бухгалтерией:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные деньги предоставлены сотруднику с целью оплаты командировочных трат.

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – сдан авансовый отчет;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 – получение неизрасходованных средств от сотрудника.

Если противоположный случай, в частности, во время командировки было потрачено больше предоставленного аванса, то ситуация складывается иначе. Ведь закон не закрепляет срок, за который нужно погашение компанией задолженности перед сотрудником. Поэтому такой порядок нужно закрепить во внутреннем документе компании. В этом случае будет гораздо проще рассчитаться с сотрудником. Можно перечислить средства на личный банковский счет сотруднику.

Если планируете компенсацию через зарплатную карту, нужно помнить – необходимо проверить, что в договоре с банком прописана возможность начисления на карту не только заработной платы, но также прочих выплат.

    Работника направили в загранкомандировку. Аванс для иностранной командировки может выдаваться и в рублях, и в зарубежной валюте. Однако нужно помнить – работник может оплатить рублями затраты лишь в данной валюте.

Если планируете выдачу аванса в иностранной валюте, его нужно перечислить в безналичном порядке.

Для удобства можно выдать сотруднику корпоративную карточку в рублях и иностранной валюте. Либо деньги будут переведены ему в иностранной валюте для иностранных расходов в безналичном порядке. Здесь достаточно отправить средства на личный счет сотрудника, с оформлением справки о валютной операции.

Для принятия к учету средств в иностранной валюте, следует для начала их пересчитать в рубли, сделав запись о рублевой оценке в учете. Осуществляется пересчет лишь по курсу ЦБ РФ на дату операции. Понимается под данной датой день, когда ушли деньги с валютного счета компании. Всё зафиксировано в банковской выплате.

В частности, рассмотрим ситуацию – работник отправляется в продолжительную командировку, в течение которой курс валюты претерпел изменения.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 52 – перечислено на командировочные расходы сотрудника.

Вырос курс евро. Возникшая курсовая разница отражается следующей записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» – отражение курсовой разницы.

Записывается сумма утвержденных расходов проводкой:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – отражение расходов подотчетного лица.

Как минимизировать командировочные расходы

1. Определите стратегические принципы организации командировок

Основное – получение максимальной отдачи за счет нахождения сотрудников в командировках. Должны устанавливаться следующие приоритеты – эффективная работа во время поездки, с быстрым возвращением в офис. Поэтому более предпочтительны авиаперелеты, а не железнодорожные поездки, несмотря на больший размер трат. При поездке в поезде стоит покупать лишь билеты в купе, чтобы обеспечить комфорт для сотрудников.

Нужно заранее определить основные планы сотрудников компании во время командировки, делая их по возможности насыщеннее. Маршрут следует рассчитывать таким образом, чтобы каждый работник за время поездки обеспечил выполнение максимума работы. Компания может помочь сотруднику, делая его командировку эффективнее, если обеспечит не только корпоративную сотовую связь, но также мобильный Интернет.

Другое важное обстоятельства – не должны пострадать рабочие процессы, пока сотрудник будет находиться в командировке. Поэтому следует максимально безболезненно выстраивать взаимодействие, установив «график отсутствий» на страницах корпоративного портала.

2. Ведите виртуальные переговоры

Если потребности в физическом присутствии сотрудника во время переговоров нет, можно воспользоваться вариантом с виртуальными переговорами. Для этого сегодня доступны разные эффективные технологии. Теперь участие в командировках не будет зависеть от государственных границ, стоимости авиаперелетов, расстояний и пр.

3. Назначьте ответственного

Отвечает за организацию командировок в компании офис-менеджер. Ему предстоит заниматься планированием поездок, подбором времени отправления, заказом наиболее экономичных билетов, гостиниц, оформлением виз.

При этом не отстраняется от процесса подготовки и сам сотрудник. Если планируется командировка в другую страну либо в очень отдаленный регион страны, сотрудник сам может выяснить прогнозируемую погоду, с изучением местных особенностей, подготовкой плана перемещений, карт и пр.

Благодаря этому будет лучше представлять ситуацию, комфортнее ощущая себя непосредственно на месте.

Главное для планирования командировки – по возможности раньше сообщить офис-менеджеру о планируемой поездке, с оформлением заявки. Подаваться заявка может через корпоративный электронный портал компании.

Оптимально будет подавать заявку за 2 недели до поездки. Порой из-за разных форс-мажоров приходится оформлять заявку за пару дней до поездки.

В таком случае несомненное преимущество заключается в наличии человека, который владеет всеми нужными контактами и соответствующей информацией – для быстрой и качественной подготовки поездки.

Определите лимит расходов на командировку

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва

Действуют в нашей организации такие лимиты для командировки по территории страны. Суточные командировочные расходы устанавливаются на отметке 1500 рублей, с оплатой отеля максимум 5 тыс. рублей в сутки.

Практика подтверждает, что это средние издержки тарифы, которых достаточно менеджерам для комфортных ощущений, не выходя за разумные рамки.

С учетом данной информации и числа необходимых деловых поездок, и формируется бюджет нашей компании на командировочные поездки. Мы не урезаем количество командировочных поездок – количество, достаточное для нашей деятельности. Потратили в 2012-м году для проведения командировок 0.2% годового оборота организации в 1.6 миллиарда рублей.

4. Контролируйте расходы и отчетность

Руководителю нужно обеспечивать контроль поездок работников, обоснованности трат. Сотрудникам необходимо осознавать список обязательных документов для отчета о своей командировке. В положении о командировках нужно закрепить, где указываются лимиты поездок, также общий порядок их оформления.

Введите стандарты доступного сервиса

Юлия Кутина , исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва

Тревел-политика является обязательным условием эффективного управления корпоративными поездками. Обычно в каждой компании закреплена документально статья уровня суточных, варьироваться который может в зависимости от должности специалиста и направления деловой поездки.

Рекомендую идти дальше и в тревел-политике фиксировать допустимые лимиты затрат на деловые поездки, жестко регламентируя верхнюю границу цены в отеле, класс гостиницы, размер представительских затрат и прочее. Подобные стандарты должны быть едиными для всех уровней, чтобы избежать проблемы демотивации.

Снижаем расходы на командировку руководителя

Ян Заяц, заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting

Современный бизнес сложно представить без командировок, несмотря на развитые телекоммуникации. Благодаря оптимальному распределению ресурсов удается снизить тревел-бюджет.

Следует, в первую очередь, сформировать регламент деловых поездок. Полезным он будет даже при условии, если сотрудники в поездки отправляются лишь несколько раз в год. Необходимо закрепить в документе правила проживания, планирования тревел-бюджета.

Допустимые затраты нередко зависят от должности специалиста. У топ-менеджеров есть возможность полета в самолетах класса премиум, проживая в 5-звездочных гостиницах. Для средних менеджеров действуют более экономичные варианты.

Может быть и другой вариант – устанавливая ограничения на бюджет поездки, и уже с учетом этой суммы будут определяться условия проживания и пр.

Информация об авторе и компании

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва. Окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины». ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников. Официальный сайт -www.powerunit.ru.

Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва. Ассоциация бизнес-туризма - независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг. Официальный сайт -www.businesstravelrussia.ru

Ян Заяц , заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting. Travel Management Consulting (TMC) – один из лидеров российского рынка делового туризма. Компания предлагает своим клиентам профессиональное решение комплекса задач, связанных с организацией бизнес туров и деловых поездок.

По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.

Что на это говорит закон?

Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.

Их сроки и цели устанавливаются с подписью директора.

И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:

  • за работником будет сохранено его место работы и среднемесячная зарплата, а также оплата периода болезни (ст.167 ТК РФ);
  • если деятельность работника согласно имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).

Какие нормативные документы используются?

  • Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.
  • Положение, раскрывающее порядок командирования, утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749.
  • Принцип возмещения расходов и их размеры определяются местными локальными документами ( , трудовым соглашением, сметами и др.).

В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.

Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).

Кого можно направить?

До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.

Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:

  • женщин, имеющих беременность;
  • инвалидов с ограничением или запретом на деятельность разъездного характера;
  • несовершеннолетних (кроме лиц творческих специальностей на время проведения съемок);
  • сотрудников во время (за исключением случая, когда поездка связана с учебой).
  • женщины с детьми 3-летнего и младше возраста;
  • одинокие отцы;
  • одинокие родители, воспитывающие детей пятилетнего и младше возраста;
  • сотрудники, имеющие на иждивении детей-инвалидов;
  • опекуны либо попечители несовершеннолетних;
  • работники, обязанные согласно медицинскому заключению ухаживать за членом семьи во время его болезни.

Особенности оформления

Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.

В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.

Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.

Здесь не лишне указать, что оформление аналогично многодневным.

То есть также издается распорядительный документ, поездка и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).

Пошаговая инструкция

Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:

  • доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
  • издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
  • выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
  • ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
  • расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.

Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в . При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.

С чего начать?

Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.

Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.

Этапы

По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.

Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:

  • оформление визы (при необходимости);
  • бронирование гостиничного номера;
  • подготовка необходимых документов;
  • определение суммы аванса в зависимости от будущих затрат и суточных;
  • за дни командировки;
  • оплата НДФЛ и взносов в соответствующие внебюджетные фонды.

Длительность поездки

С 2019 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.

Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.

Их обоснованием может служить:

  • экономическая целесообразность;
  • документальное подтверждение превышения полученного дохода над произведенными расходами.

Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.

Документы

Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к , срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.

Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.

Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).

Процедуры при отъезде

Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.

Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.

Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.

Подтверждение

О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.

Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.

Оплачиваем и возмещаем расходы

Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.

Кроме транспортных, оплачиваются также и . Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.

Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.

Какой курс учитывать при расчете?

Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.

Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.

Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.

Размер суточных в 2019

Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.

Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:

Показатели Суммы денежных средств (в рублях) Проводки
Условие: время, проведенное за границей, с учетом перелета Москва — Прага = 3 дня
Выдано под отчет работнику из расчета 3500 р/сут. согласно колл.договору 10500 Дт 71 — Кт 50-1
Отражено в авансовом отчете 10500 Дт 20 — Кт 71
Удержан НДФЛ с сверхнормативной суммы ((3500-2500) * 13% * 3 сут.) 390 Дт 70 — Кт 68

Страховые взносы не уплачиваются, так как размер суточных оговорен внутренним актом организации.

Порой для осуществления загранпоездки бывает достаточно одного дня. Тогда суточные принимаются в половинном размере.

Соответственно, и норматив будет составлять 1250 р./сут. (2500 р. * 50%).

Расходы по изготовлению заграничного паспорта и оформлению визы

В ходе подготовки документов для командировки может выясниться то обстоятельство, что у работника нет заграничного паспорта.

В органы ОВиР для его изготовления обращается сам сотрудник. Оплату госпошлины возмещает бухгалтерия после предъявления квитанции и копии готового паспорта.

Оформить визу можно самостоятельно либо с помощью специализированной компании.

Затраты по изготовлению заграничного паспорта, оформлению визы и возможных курьерских услуг можно отнести на командировку, если такие пункты внесены в локальный документ о командировках.

Нормы проживания

Законодательные документы, определяющие нормы пребывания (проживания) за границей, утратили свою силу.

С 2019 года действуют лишь нормативы суточных для налогообложения.

Длительность нахождения в поездке, условия размещения и возмещение командировочных затрат оговариваются внутренними документами компании.

Порядок выдачи аванса

Перед отъездом командируемого сотрудника для определения предстоящих расходов составляется смета.

Ее статьи, как правило, следующие:

  • проезд к месту командирования и обратно;
  • проживание;
  • суточные;
  • оформление медицинской страховки;
  • перевозка багажа весом до 30 кг;
  • телефонные переговоры;
  • получение визы и загранпаспорта;
  • расходы при обмене валюты.

Смета прикладывается к расходному ордеру. Во избежание трудностей с обменом, аванс командируемому лучше выдавать в валюте страны следования.

Компенсация проезда

По окончанию служебной поездки работником составляется отчет с предоставлением всей первички — билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, платежные документы за консульские и аэродромные сборы.

Если приобретался электронный билет, то для получения компенсационных выплат предоставляется его распечатка и талон при посадке.

Поездка на служебном автомобиле

Использование в поездке личного или служебного транспорта возможно, если на есть письменное разрешение руководства.

Для получения выплат компенсирующего характера сотрудник предоставляет путевой лист, оплаченные счета, кассовые чеки, квитанции.

Необходимо также представить копию техпаспорта автомобиля и доверенности в случае управления не личным, а служебным автомобилем.

Аренда (прокат) автомобиля

Сейчас стало популярным использование в служебных разъездах такой услуги, как прокат автотранспорта.

Это, порой, экономичнее поездок на такси и позволяет более оперативно решать поставленные задачи. Для оформления нужно обратиться в компанию арендодателя с предъявлением загранпаспорта и водительских прав.

К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:

  • договор аренды (проката) автомобиля;
  • акт о возврате автотранспорта;
  • чеки и счета об оплате услуг компании.

Использование платежных карт

Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом.

Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:

  • оплата затрат по курсу ЦБ на день утверждения авансового отчета;
  • расход на конвертацию, подтвержденный банковской выпиской.

Пример:

Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2019 года. Локальным документом организации предусмотрен норматив суточных для поездок в Германию в размере 60 Евро за сутки. 1.02.16 было произведено снятие наличными суточных расходов в размере 180 Евро (по банковской выписке списано 15620 рублей). 3.02.16 оплачен гостиничный номер в сумме 520 Евро (списано 46790 рублей). Авансовый отчет сотрудника утвержден 05.02.16 г. с учетом оплаты стоимости проездных работодателем.

Расходы по результатам поездки отражены в нижеследующей таблице:

Расходы Курс ЕВРО на дату утверждения отчета Сумма в ЕВРО Сумма в РУБЛЯХ
Суточные за 3 дня 84,8104 180 15265,78
Расход на конвертацию 354,22 (15620 – 15265,78)
Проживание в гостинице 84,8104 520 44101,41
Расход на конвертацию 2688,59 (46790 – 44101,41)

Рассчитываясь банковской картой не забывайте о необходимости сохранять квитанции!

Бухучет и проводки

Расходы по командировке учитываются по основному виду деятельности.

Проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44 …) Кт 71 («подотчетные лица»).

Перевод в российские рубли осуществляется на момент выдачи валюты.

Если продолжить пример с командировкой в Берлин (Германия) и предположить, что сотруднику 29.01.16 г. было выдано наличными 100 Евро для непредвиденных расходов, полученные из банка 27.01.16 г., то проводки будут следующими:

  • 27.01.16: Дт 50 субсчет «Валютная касса»  Кт 52 «Валютные счета» (получена валюта из банка в кассу)  8888,58 руб. (по курсу 88,8858 руб./Евро);
  • 29.01.16: Дт 71 — Кт 50 (выданы сотруднику из кассы на командировочные расходы)  8413,70 руб. (по курсу 84,1370 руб./Евро);
  • 29.01.16: Дт 50 — Кт 91-1 (начислена курсовая разница)  474,88 руб. (8888,58 – 8413,58).

Если бы по итогам поездки образовался перерасход , то его следовало бы отразить в проводке Дт 71 — Кт 50 (работнику выдан перерасход).

Если же валютные средства были недоиспользованы и возвращены сотрудником, то проводка такая: Дт 50 — Кт 71 (в кассу возвращен остаток неиспользованных денежных средств).

Налогообложение

О расходах на загранкомандировки, облагаемых налогами и взносами, можно узнать из нижеследующей таблицы:

Расходы Налог на прибыль НДФЛ Страховые взносы
Суточные Учитываются в расходах в размере согласно локальному документу Не облагаются не превышающие 2500 руб. за каждый день загранкомандировки Не начисляются
Проживание (включая бронирование) Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой в счете Не облагается в размере согласно локальному акту при документальном подтверждении. Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки, если нет документального подтверждения) Не начисляются
Доп.услуги, оказываемые гостиницами Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой Не облагаются в части размеров, установленных локальным актом и в пределах 2500 р. если нет документов. Не начисляются
Проезд Учитываются фактические затраты при наличии документов Не облагаются в случае документального подтверждения Не начисляются
Доп.услуги (сервисные сборы, пользование постельным бельем Учитываются в полном объеме в прочих расходах Не облагаются Не начисляются
Плата за пользование VIP-залом аэропорта Учитывается в составе прочих расходов, если предусмотрено локальным документом Облагается Начисляются
Оплата такси Учитывается в прочих расходах при наличии экономического обоснования и подтверждения документами Не облагается Начисляются
Мед.страховка Учитываются в прочих расходах, когда наличие страхового полиса является условием въезда Не облагается Начисляются
Консульские и аэродромные сборы Не облагаются Не начисляются
Сборы за право въезда или транзита автотранспорта Учитываются в размере фактических расходов Не облагаются Начисляются

Нюансы для бюджетников

Отправляя работников бюджетной сферы в загранкомандировку, следует изучить постановление Правительства РФ от 26.12.05 №812, где отмечено, что нормы суточных и проживания определяются Минфином РФ по согласованию с Министерством иностранных дел.

Учитываются также расходы принимающей стороны.

Так, если принимающая сторона обязуется обеспечить командированного валютой для использования в личных целях, то командирующая сторона суточные не выдает. Если же иностранное государство не выплачивает инвалюту, но зато оплачивает питание, то суточные выдаются в размере 30% от нормативов.

Проживание принимается в расчет по цене одноместного номера в отеле среднего разряда.

Порядок оформления для госслужащих

Указом Президента РФ от 18.07.05 за №813 утверждены порядок и условия пребывания в заграничной командировке государственных служащих.

Отличие состоит лишь в возмещении проездных затрат по нормам, утвержденным в соответствии с занимаемой должностью (транспортом 1 категории комфортности, бизнес или эконом-класса).

Как оплатить командировку директора бюджетного учреждения?

При компенсации командировочных затрат руководителя бюджетного учреждения применяются нормы для проезда транспортом повышенной комфортности, а для проживания — стоимость двухместного номера гостиницы.

Порядок возмещения и размеры компенсации командировочных расходов работников и руководителей госорганов изложены в постановлении Правительства РФ от 02.10.02 за №729.

Суточные командировочные – одна из выплат, привлекающая многих сотрудников, часто посещающих разного рода командировки. Ведь эта своеобразная материальная помощь позволяет не тратить в поездке свои деньги, а некоторые, особо экономные, умудряются даже и сэкономить суточные, чтобы получить прибавку к зарплате. И, соответственно, какие будут командировочные расходы в 2016 году, интересует достаточно большое количество человек.

Что входит в понятие командировочные расходы

Для более полного понятия, как именно все должно происходить, нужно разобраться, что из себя представляет командировка по служебной необходимости. Согласно Трудовому кодексу России под данным понятием имеют в виду определенного рода выезд работника за пределы его места проживания, чтоб решить и выполнить ряд служебных задач.

Если человек едет в командировку – это значит, что работодатель на себя берет ряд обязательств, как то: оплату проезда, проживания работника в месте командировки. То есть бухгалтерия обязательно должна возместить работнику эти траты. В большей части случаев суточные предоставляют заранее, опираясь на тот уровень цен, которые действовали на то время, когда работник находился в отъезде.

Такие траты часто имеют и второе название - суточные. Для получения таких денег сотрудник должен понимать, что нужно понимать под таким термином. Ведь придется и документы специальные собрать, и бумаги подготовить.

Итак, в суточные командировочные расходы в 2016 году, согласно законодательству, будут входить:

  • стоимость проезда к месту командировки и билеты на обратный путь;
  • стоимость съема жилья на месте временной работы;
  • суточные (т.е. карманные средства работника, которые ему потребуются на разные нужды, например, оплату связи);
  • оформление различного рода документов: это и заказ и оформление паспортов, виз и иных документов, например, если планируется заграничная поездка.

Оплата командировочных расходов сотрудника будет производиться только тогда, когда они целевые и подтверждены всеми необходимыми бумагами – чеками, специального рода документами и т.д. Размер суточных командировочных устанавливается на каждом предприятии по своим нормам, что определяется нормами компании, статуса командированного сотрудника, важности командировки и многих других параметров.

Какие расценки на суточные в России сегодня действуют

Максимальный суточный размер командировочных расходов на 2016 год в России установлен в размере 700 рублей . Но это правило актуально только для государственных компаний, которые восполняют такого рода расходы работнику по сути бюджетными средствами. Частные компании, как правило, могут самостоятельно регулировать такие расходы и назначать сумму больше, чем это прописано в законе. Поинтересоваться тем, какой размер суточных командировочных предусмотрен в вашей компании, можно в собственном трудовом договоре, если он предусматривает назначение таких расходов, либо в коллективном договоре, который регулирует такие расходы для всех сотрудников компании без исключений.

Командировочные расходы за границу 2016 года не могут быть выше 2500 рублей . Но это опять-таки для государственных компаний. Частные могут определять свои расценки.

Правда при назначении собственных значений стоит понимать, что если суммы будут превышать те, что установлены законодательно, на те деньги, что будут выданы сверх нормы, придется уплатить налог размером 13%. Как и любой иной налог.

Минимальный размер командировочных расходов в России в 2016 году законодательно не ограничен. Это берет свое начало более 10 лет назад с момента устранения данной формулировки из Трудового кодекса. Однако бухгалтерам необходимо иметь какие-либо ориентиры, и сегодня за основу приняты средние значения следующего характера:

  • при поездке в командировку в рамках своего региона суточные составляют от 200 до 300 рублей;
  • в другие регионы страны – 500 рублей;
  • поездка заграницу по минимуму обойдется для предприятия в 1000 рублей.

Какие документы требуются для отчета по командировке

Норма возмещения командировочных расходов 2016 года, как и ранее, требует правильного оформления документов. Без этого получить все средства не получится.

Итак, нужно с самого начала, чтобы опубликовали соответствующий приказ, в котором прописывается и обосновывается необходимость отправки сотрудника в командировку. Далее определяется размер необходимых ему суточных расходов, а также иных трат, которые вполне могут проявиться в данной поездке.

После работнику выдается специальное командировочное удостоверение, которое позволяет ему документально доказывать, что он на работе. Сам сотрудник должен по окончании своей поездки предоставить в бухгалтерию следующие документы:

  1. чеки на покупки;
  2. документы, удостоверяющие траты того или иного характера, которые были указаны в отчете.

Но бухгалтерам необходимо понимать, что в случае, когда сотрудник снял себе гостиницу, в которой включено трехразовое питание, бухгалтерия может ему не оплачивать все излишества сверх нормы, т.к. ему уже были выделены средства на еду.

Какие особенности есть у суточных командировочных, которые начисляют при поездке за границу

Суточный размер командировочных расходов 2016 года при поездке за рубеж имеет ряд определенных отличий от тех, что применяются по России . Так, например, отличается порядок предоставления документов. Например, для возмещения расходов за съем жилья обязательно нужно предоставить и специальную отметку в свой загранпаспорт, что имело место пересечение границы дважды.

Чтобы получить возмещение за своих расходы за рубежом, стоит помнить и об особенностях валютных операций. Окончательный расчет с сотрудником будет осуществляться по курсу валют в рублевом эквиваленте. При этом курс будет использоваться тот, что действовал на момент дат служебной поездки сотрудника.

Можно ли получать суточные на карту

Сегодня активно рассматривается закон, по которому оплата суточных может происходить при помощи распространенных карт оплаты – MasterCard и Visa. Считается, что такой способ позволит упростить и сами расчеты, и работу бухгалтерии в целом. Кроме того, если будет принято решение о внедрении собственной платежной системы, такой проект оптимально в нее впишется.